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Evaluierung eines SAM-Tools

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts besitzt unser Kunde eine besondere Verantwortung gegenüber dem Gemeinwesen. Interne Arbeitsabläufe und -ergebnisse werden daher in einem umfassenden Qualitätsmanagement kontinuierlich optimiert. Im Bereich des Software Asset Managements fehlte bislang das entsprechende Werkzeug und Know-how, weshalb Aufgaben dezentral und manuell erledigt wurden. Unser Kunde suchte deshalb in einer öffentlichen Ausschreibung nach erfahrenen SAM-Experten und entschied sich letztlich für die Softline.

Die Herausforderung

  • Öffentliche Verwaltung mit ca. 15.000 Mitarbeiter(inne)n an fünf Standorten deutschlandweit
  • Rund 33 Millionen Kunden
  • Manuelle Erhebung der Softwarebestände und Lizenznachweise und deren Dokumentation in Excel-Tabellen
  • Unvollständige Daten, dadurch keine Sicherstellung von Compliance
  • Keine Transparenz über tatsächlich genutzte Software, Überlizenzierung und Mehrausgaben
  • Kein Know-how über benötigte Ressourcen und insb. hinsichtlich Tools und Prozesse

Unsere Lösung

  • Kick-off-Workshop zu Projektdetails und Definition projektrelevanter Daten
  • Reifegradbestimmung aktueller SAM-Prozesse
  • Inventarisierung der technischen und Server-Infrastruktur
  • Ermittlung der Anforderungen an ein zu beschaffendes SAM-Tool
  • Erstellung eines Kriterienkataloges und Beratung zu unterschiedlichen Tool-Herstellern
  • Implementierung des passenden Tools
  • Aufnahme der Lizenzbasis für definierte Hersteller
  • Auswertung der Ergebnisse, Erstellung einer Lizenzbilanz und eines Compliance-Status-Reports
  • Abschlusspräsentation mit Handlungsempfehlungen zur weiteren Optimierung im Bereich Software Asset Management

Die Highlights

  • Stets aktuelle Datenbasis für Herstelleraudits oder die interne Revision, Einkaufsentscheidungen, strategische Entscheidungen oder Vertragsverhandlungen
  • Kosteneinsparungen durch nutzungsentsprechende Softwarebeschaffung
  • Bessere Nutzung vorhandener Lizenzen
  • Grundlage für die Implementierung eines effektiven und effizienten Software Asset Managements